良好なコミュニケーションは、ホウレンソウだけでなくミーティングや会議のあり方など、
前向きに発言できる場や雰囲気があるだけでチームが活性化します。
コミュニケーションと聞くと何を連想されますか？
私の経験上「社内のコミュニケーションは、しっかり出来ていますか？」
と、たずねると、だいたいこんな感じの答えが返ってきます。
「普段からコミュニケーションとるようにしてるんですけどね〜」
「社内では、出来るだけ声をかけるようにしているし」
「時々、飲みにも行ったりして」
「でも、あんまり喋ってくれないんですよね〜」
「部下が何を考えているのかわからないんですよね〜」
普段からの声かけや飲み会なども大切なことです。
しかし、業務上のコミュニケーションとは、
・発言できる場があるか？
・確認しあえる仕組みがあるか？
・仕事の全体像を共有する仕組みがあるか？
・今、誰が何をやっているのか把握しているか？
この4つが出来ていなければ、コミュニケーションは、出来てないといってもいいでしょう。
発言できる場
例えば、「社内で改善活動」や「問題抽出」をしたい場面で
普段から、「何か問題はありませんか」「改善した方がいいところはありませんか」
と聞いたところで、面と向かって聞かれると
「そうですね〜、何かあれば申し上げます」
程度しか言うことはありません。
しかし、改善チームがあって、社内部会の中で発言できる場があれば
色々なお話が聞けることでしょう。
改善や社内改革などは、社長を含めた一部の幹部で密かに決められ
それを、社員に伝えられて、実行を強要するやり方が多いようですが
社員全体を巻き込み、「自分たちの改善」という方向づけをしないと
誰もついて来ません。
これも、いわゆるコミュニケーションの手法の一つです。
確認しあえる仕組み
こんなことはありませんか？
「言ったじゃないか！」「言わなくてもわかるだろう！」
これは、言わなくてもわかる仕組みが出来ない限り
この問題は続きます。
結局、連絡モレが続きます。
御社に確認しあえる仕組みはありますか？
もし、ないのであれば、これまで発生した様々な問題を振り返って
どうすれば連絡ミスがなくなるのか考えてみてもいいでしょう。
これも、一つのコミュニケーションの手法です。
仕事の全体像を共有する仕組みがあるか？
会社は、組織で動きます。
一つの仕事の全体像を把握しているのが、
担当者だけ、課長だけ、部長だけ、社長だけ
ということがよくあります。
これでは、
- その人が休んだら仕事になりません。
- その人の指示がなければ動けません。
- そもそも、何をしようとしているの分からない
こんな場合は、自分が何をしていいか分からないことになり
やっている仕事がトンチンカンになってしまいます。
さらに、こんな問題も発生します。
- 社員が育たない
- 指示されても何をすればいいか分からないのでモチベーションが上がらない
こんなことが無いように、日ごろから、
仕事内容、進捗状況、チェックポイントなど
共有しておく必要があります。
これも、コミュニケーションの一つです。
今、誰が何をやっているのか把握しているか？
今、同じグループの社員や部下が、今何をしているのか、
どんな仕事を抱えているのかわからないケースがあります。
これは、営業のノルマを個人に割り振って、個人に管理させ
営業目標額を個人の能力に依存している企業に多くみられます。
営業ノルマを、個人ではなくチームで目標を達成する仕組みを作っている企業は
チーム内での役割分担が出来ていて、それぞれが何をしているか
よく把握できています。
個人的には、チームで目標を追いかける方法を推奨しています。
この場合、役割分担もでき、誰がどんな仕事が得意なのかなども把握でき
自分のやることが明確になりやすいので、
仕事へのモチベーションも維持しやすくなります。
こうなれば、日ごろの目標に向かうためのちょっとしたコミュニケーションから
グループ内で誰が何をやっているのか必然的に把握できます。
これも、コミュニケーションがもたらすメリットの一つです。
コミュニケーションは仕組みから生まれる
普段からの声かけや飲み会なども大切なことです。
しかし、業務上のコミュニケーションとは、
・発言できる場があること
・確認しあえる仕組みがあること
・仕事の全体像を共有する仕組みがあること
・今、誰が何をやっているのか把握できる個人の能力に依存しない仕組みがあること
社内のコミュニケーションは、普段の声掛けや飲み会も大切です。
しかし、業務内のコミュニケーションから、
・会社や上司は、何をしようとしているのか？
・どんな成果が求められているのか？
・その中で、自分のできることは何なのか？
・何をすればいいのか？コミュニケーションの仕組みができていれば
こういったことが明確になってきます。